L’administratif est pour certain une vraie corvée. Une tonne de documents et de papiers qu’il faut conserver et trier, afin de ne pas perdre la facture dont on pourrait avoir besoin. Mais pour celles et ceux qui ne sont pas à l’aise avec ce monde, il peut être très difficile d’organiser tous ces documents. Voici alors 9 conseils pour classer efficacement ses documents.
Conseil n°1
Avant de commencer cette nouvelle classification, prenez le temps de trier tous les papiers que vous possédez déjà, afin de ne garder que ceux qui sont essentiels. Une fois que ce premier tri sera fait, cela sera bien plus facile !
Conseil n°2
Renseignez-vous sur la durée pendant laquelle vous devez garder vos documents. Ainsi, vous ne gardez plus de facture ou de justificatifs sans intérêts.
Conseil n°3
Créer un espace pour placer les papiers en attente de rangement. Ainsi, si à l’instant T vous n’avez pas le temps, cela vous évitera de les perdre.
Conseil n°4
Ne conservez pas les documents sans intérêts, et posez-vous la question de savoir si ce document peut être transformé de façon électronique, comme certaines factures par exemple qui sont désormais envoyées sur nos boîtes mail.
Conseil n°5
Pour les adeptes de l’ordinateur, il est possible d’élaborer un classement électronique. En plus d’être pratique, cette solution est aussi très sécurisante car il est plus difficile de perdre ses documents lorsqu’ils sont digitalisés.
Conseil n°6
Pour fabriquer votre propre classement, vous pouvez utiliser des range-magazines accrochées sous une étagère. Le rangement devient facile, et il est moins compliqué d’avoir directement accès à ces documents.
Conseil n°7
Il est important de faire un point et un tri annuel sur tous les documents accumulés l’année passée.
Conseil n°8
Si vous débordez de dossier, la solution est de dédier un meuble spécialement à leur organisation.
Conseil n°9
Classez vos documents par catégories ( assurances, factures, maison, famille, …) plutôt que par année.
Conseil n°10
Protégez vos documents physiques tels que les documents administratifs un endroit sûr et à l’abri des regards indiscrets, comme un coffre-fort ou un placard verrouillé. Si vous devez les transporter, utilisez une mallette ou un sac sécurisé. Pour vos documents numériques, la vigilance est de mise. Stockez-les sur un disque dur externe ou dans le cloud, en veillant à choisir un service de stockage réputé et sécurisé.
Archivage malin
Nous savons ce que ça fait d’avoir un tas de papiers qui s’accumulent. Ne paniquez pas, nous sommes là pour vous aider à dompter cette montagne de documents qui se trouve actuellement sur votre bureau. Les experts du rangement c’est vous… et laissez-nous vous parler des documents à archiver.
Parce que soyons honnêtes, toutes les feuilles ne méritent pas de rester à portée de main. Entre les relevés bancaires, les dossiers administratifs, les diplômes, les relevés de notes et les factures de gaz, d’électricité, il y a de quoi s’emmêler les pinceaux. Certains papiers demandent à être chouchoutés pour l’éternité tandis que d’autres pas du tout.
Pour savoir lesquels peuvent être mis à la poubelle, faites une enquête auprès du site du service public. Et si vous tombez sur un document tout défraîchi avec une date périmée, n’hésitez pas, direction la poubelle.
L’ère du numérique vous invite à tout digitaliser
Préparez-vous à passer à l’ère du papier 2.0. Le réel secret, c’est numériser.
Une fois que vous aurez numérisé vos précieux documents. C’est à cet instant que vous allez vous sentir comme le maître du ménage. Alors, ouvrez votre ordinateur et c’est parti. Essayez d’ajouter à votre ordinateur, un disque dur externe ou un espace de stockage en ligne si vous en avez un comme le cloud cela fera parfaitement l’affaire.
Vous avez déjà trié vos documents par catégorie, n’est-ce pas ? Dans ce cas, il ne vous reste plus qu’à créer des dossiers virtuels avec les mêmes thèmes. Et grâce à ça tout sera aligné, organisé comme nous le souhaitons pour que ça ne ressemble plus à un capharnaüm.
Pour ceux qui possèderait un MacBook, l’avantage c’est que vous pourrez ajouter une couleur à vos dossiers. Comme ça plus besoin de les chercher là couleur suffira, une reconnaissance instantanée. C’est vous le pro du rangement maintenant qui est en plus à l’ère du digital, pas de quoi vous tracasser avec des dossiers encombrant c’est terminé cette histoire.
Soyez le premier à commenter